Cómo gestionar el tiempo de manera eficiente

Las prioridades y la gestión del tiempo pueden reducir el estrés (Imagen Ilustrativa Infobae)

Correr para alcanzar un tren en el último minuto puede parecer una simple anécdota, pero para Elle Hunt, autora y periodista, ese episodio reciente se transformó en una llamada de atención sobre su relación con el tiempo. En su columna en The Guardian Weekly, la experiencia de casi perder el tren junto a una amiga la llevó a cuestionar sus hábitos diarios y a preguntarse si su manera de gestionar el tiempo estaba afectando su bienestar.

En su búsqueda de respuestas, Hunt recurrió a la perspectiva del psicólogo Ian Taylor, autor de “Time Hacks: The Psychology of Time and How to Spend It” (Trucos del tiempo: La psicología del tiempo y cómo emplearlo"), quien sostiene que la forma en que percibimos y organizamos nuestro tiempo es un factor esencial en la calidad de vida.

Registrar actividades diarias ayuda a identificar pérdida de tiempo en tareas de bajo valor productivo (Imagen Ilustrativa Infobae)

Hunt describe cómo su preferencia por “dejarse llevar” ha marcado su rutina desde que decidió abandonar un empleo tradicional hace cinco años. La autora explica que, al trabajar de manera independiente y sin dependientes a su cargo, ha podido evitar la presión de los horarios estrictos, una de las principales razones por las que dejó su anterior trabajo. “A pesar de mis mejores esfuerzos por llegar a la reunión diaria de las 8:45, siempre terminaba entrando a las 8:47, sintiéndome ya un fracaso”, compartió en The Guardian.

La flexibilidad de su nueva vida le ha permitido disfrutar de mayor comodidad en el día a día, pero también la ha hecho consciente de los riesgos de confiar demasiado en su sentido interno del tiempo. No solo se trata de trenes o aviones, sino de una tendencia a subestimar el tiempo necesario para completar tareas, lo que a menudo desemboca en carreras de último minuto y en un estrés que podría haberse evitado. Hunt reconoce que, aunque la libertad de su agenda le resulta atractiva, la falta de estructura puede hacer que las horas se deslicen sin que se perciba un verdadero avance.

Redefinir la identidad personal puede mejorar la percepción del tiempo y reducir las horas desperdiciadas (Imagen Ilustrativa Infobae)

La psicología distingue entre quienes organizan su vida según eventos (event-timers -organizadores de eventos) y quienes lo hacen siguiendo el reloj (clock-timers -cronómetros). Según explicó Ian Taylor, los “event-timers” se guían por una percepción interna del tiempo, permitiendo que las actividades fluyan hasta que sienten que han concluido.

En contraste, los “clock-timers” estructuran su día en función de señales externas, como horarios fijos para comer o para finalizar tareas laborales.

Taylor, investigador en la Universidad de Loughborough, Inglaterra, señala que para los “event-timers” el final de una actividad es indefinido, mientras que los “clock-timers” establecen límites claros. Esta diferencia puede influir en la sensación de control y satisfacción diaria.

Hunt observa que, en su caso, el tiempo a menudo parece escurrirse, y los días pueden volverse indistinguibles, lo que genera inquietud y, en ocasiones, picos de estrés autoimpuesto.

En su libro “Time Hacks: The Psychology of Time and How to Spend It”, Taylor argumenta que la relación personal con el tiempo es el “ingrediente esencial” para experimentar los días de manera plena. Según detalló The Guardian, cuando las actividades diarias se alinean con los valores y el bienestar de una persona, surge una sensación de fluidez y satisfacción. Por el contrario, si el uso del tiempo no refleja lo que es importante para uno mismo, la vida puede verse afectada negativamente.

Taylor advierte que el problema no siempre radica en la cantidad de trabajo, sino en la perspectiva y el entorno. “Si estás rodeado de personas que van frenéticamente de una cosa a otra, es fácil dejarse arrastrar”, afirmó en declaraciones recogidas por The Guardian. Además, el psicólogo recomienda no obsesionarse con la gestión estricta del tiempo, ya que prestar demasiada atención al reloj puede aumentar la presión y resultar contraproducente. “La idea de que el tiempo es completamente inflexible y obstinado está generando mucha presión”, sostuvo.

El especialista sugiere que la fluidez, entendida como la ausencia de fricción o tensión en la agenda, puede ser un objetivo más saludable que buscar un equilibrio exacto entre trabajo y ocio. Taylor cita un estudio que encontró que las personas con poco tiempo libre, pero que rara vez se sienten apuradas, tienden a ser más felices. “Pasar de una actividad a otra sin sentir que se pierde el control es un estado óptimo”, explicó.

Motivada por la necesidad de entender mejor cómo emplea sus horas, Hunt decidió registrar sus actividades en intervalos de 15 minutos durante tres días. El experimento, narrado en The Guardian, reveló varias sorpresas.

En primer lugar, comprobó la advertencia de Taylor sobre el correo electrónico, al que él denomina “la forma más baja de trabajo”. Hunt descubrió que dedicaba el doble de tiempo a su bandeja de entrada de lo que había imaginado, y que muchos de esos mensajes solo servían para darle una falsa sensación de productividad.

Otro hallazgo importante fue la existencia de una marcada caída de energía a media tarde, entre las 14:00 y las 17:00, cuando su concentración disminuía tanto que le resultaba difícil registrar sus actividades. Al revisar su hoja de cálculo, notó que había clasificado largos periodos como “escritura”, aunque en realidad gran parte de ese tiempo lo había pasado revisando redes sociales sin pensar.

Esta autoobservación la llevó a identificar un desajuste entre el tipo de tareas que realizaba y los momentos de mayor lucidez. Hunt concluyó que sería más efectivo abordar las tareas que requieren mayor esfuerzo mental al inicio del día, en lugar de comenzar con correos, recados y gestiones administrativas que podrían realizarse en momentos de menor energía. También consideró que retrasar su rutina de ejercicio hasta el mediodía podría prolongar su productividad.

Ian Taylor sostiene que la fuerza de voluntad tiende a disminuir a lo largo del día, por lo que recomienda dedicar las primeras horas a avanzar en proyectos personales o metas importantes. “Obtener un poco de alimento para el alma a primera hora, avanzar aunque sea un poco en tus sueños o ambiciones, es especialmente importante”, afirmó Taylor en The Guardian.

No obstante, el psicólogo advierte contra la tentación de exprimir cada minuto. “Soy un gran defensor de programar nada”, declaró. Según Taylor, una agenda equilibrada, impulsada por una combinación de motivaciones y no solo por la fuerza de voluntad, resulta más llevadera y efectiva.

La identidad personal también juega un papel fundamental en la formación de hábitos. Taylor explica que quienes se consideran lectores, corredores o escritores no necesitan incentivos externos para dedicar tiempo a esas actividades; simplemente forman parte de su rutina. Si el tiempo parece arrastrarse o perderse, puede deberse a una desconexión entre la identidad y la manera en que se emplean los días. “Piensa en tu carácter y tus valores, y vive en consonancia con ellos”, recomendó Taylor, subrayando que este proceso requiere reflexión y esfuerzo, pero facilita la vida cotidiana.

Para quienes desean mejorar su puntualidad o cumplir con plazos, Taylor sugiere canalizar los valores personales y prestar atención a las sensaciones físicas del estrés, así como al impacto que este puede tener en el sueño y el estado de ánimo. Adoptar la identidad de una persona puntual puede ser un primer paso, pero lo más relevante, según Taylor, es evitar el “tiempo muerto”, es decir, aquellas horas que se perciben como desperdiciadas. “Eso será diferente para cada persona”, puntualizó en The Guardian.

Taylor aclara que quienes llegan temprano al aeropuerto no son necesariamente más virtuosos, ya que si pasan ese tiempo preocupados, la tranquilidad de llegar con antelación puede verse anulada. Por su parte, Hunt confiesa que, para ella, no hay mayor emoción que alcanzar un vuelo en el último minuto, lo que ilustra que la relación con el tiempo es profundamente personal y variable.

La gestión del tiempo no debe centrarse únicamente en la eficiencia, sino en encontrar un equilibrio que refleje la identidad y los valores de cada individuo, evitando así la sensación de que los días se escapan sin sentido.